高校学生离校新模式：数据驱动、免申即享
数据驱动、免申即享的离校新模式，实现了“数据多跑路、师生多享受”的美好愿景。学生在新模式中少访问了一个系统，少操心了一件事，感受到了学校提前靠前、有温度的服务，在离校前对母校的情感又加深了一层。
随着数据治理的推进，高校的数据归集逐渐全面，数据质量逐渐提高，为师生提供的服务也逐渐走向了数据驱动或数据多跑腿的模式。这种模式不仅简化了业务流程，减少了业务操作环节，也提高了办事效率，提升了师生对信息化的获得感和幸福感。
本文以上海海事大学基于前期数据治理成果，对本科生离校服务进行的优化为例，对数据驱动和免申即享进行简单介绍，供业界参考。
上海海事大学（图源官博）
传统模式发展弊端分析
无论什么原因，学生从一所高校结束学习生活，必须到学校相关部门去办理离校手续，譬如将借阅的图书归还、从现有的宿舍搬离、领取毕业证和学位证等。
在传统的信息化模式下，这些手续的办理需要学生主动进行申请，或者由某一个部门发起批量申请，经由各业务部门对该申请进行审核。
若所有业务部门审核通过，则学生可以在领取毕业证和学位证后离校，正式结束高校学习生活。
传统模式有以下特征：
离校业务是一个流程性业务。由某部门或某人发起，并经由某些环节审批后，完成流程。
各业务系统完成审核环节后，在离校业务中比对原业务系统中的结果。
离校业务中的操作，基本为数据批量导入或者对单个学生打钩进行状态切换。
传统模式相对于过往的纸质审核无疑是一种进步，也是数据分散情况下的最佳选择，但随着数据集中程度加深和数据质量提高，这种模式的落后之处也逐渐显露：
审核环节必须等待流程发起。一个常规流程的环节要么是并行、要么是串行，为了提高审批效率，多以并行方式进行。但离校流程却为串行，审核环节必须等待流程发起才能进行，从而造成时间浪费。
目前多数离校业务依然是从业务系统中查询离校学生名单，并将查询结果格式化后导入到离校业务，人工操作步骤较多。
无论是导入数据还是单个勾选模式，操作起来效率较低，且易构成出错风险。
离校业务和其他业务部门的业务是两个系统，这种分裂会造成非必要环节的增长以及人力资源的浪费。
数据驱动的新模式
上海海事大学自数据治理以来，坚持以人为本、以人为首，并以人员治理为抓手，逐步完善各业务系统之间的数据通道，实现业务数据的流畅交换共享，从而为各业务优化提供数据驱动。
图1 毕业离校待办事项提醒
为了优化离校业务，信息办首先对离校流程进行了梳理，如图1所示，以学生正常毕业离校为例，在现有模式下，教务处提供毕业生名单给相关业务审核部门，各业务审核部门将名单与所辖业务系统中的数据进行比对，给出结果，并导入到离校业务系统。
基于现有业务情况，信息办制定了以下优化原则：
新业务信息化系统须符合学校集约化建设原则；
最大化让数据多跑腿，减少人工操作，提高效率；
充分利用现有设备，实现自助化、智能化操作；
实用易用为主，少建系统，多提供服务；
若要建系统则采用微服务架构，尽可能复用现有资源和架构。
在以上原则的指导下，信息办与各业务部门进行了业务调研，并对其业务系统和数据现状进行了摸底。经过多轮商议，信息办最终决定不再以串行的流程方式处理离校业务，而是让数据多跑腿，让离校学生免申即享离校；若存在未办理事项，则在学校统一的门户平台自动提醒学生离校前还有哪些待办事项。
与系统设计对应的重要任务是业务权责的梳理。学生处牵头，信息办结合前期调研结果，对教务处、学生处、财务处、图书馆、校医院等相关部门进行责任约定，并将从新业务系统中获取数据的方式进行了授权与确权。
新模式设计细节
信息办在对业务部门进行调研后发现：一部分部门由信息系统维护数据，另一部分部门依赖Excel表格维护数据，譬如图书馆和财务处均有成熟的业务系统，而校医院则用Excel管理医保费用等数据；关于数据共享的模式，各部门也存在差异，对于图书馆等记账类数据，可以通过数据视图方式直接提供共享，而财务系统基于保密与安全性要求，则需要提供接口进行数据共享。
信息办在调研过程中，还发现了一个需要人工确认的问题：有些业务系统部门所共享的数据不一定是权威数据，譬如在今年疫情防控的特殊阶段，部分学生毕业前不在校，也无法返回学校还书，依政策规定允许其离校，但其欠书欠款标志依然存在，由此造成了审核标志的不明晰。
对此，我们明确“标志不明晰”不属于离校业务问题，原则上应由业务部门内部确认如何标识“审核通过”。但为了优化流程，新的离校业务将在学校数据采集平台中为存在该问题的部门提供数据采集功能。这种折中的方式既解决了业务部门的问题，又简化了离校业务的职责。
此外，信息办还设计了基于微服务架构的微系统。在该系统中，信息办提供了“手动输入学号查询学生并勾选”的模式，也提供了如图2所示的“扫描随申码自动查询并提交通过”的方式，使操作更加便捷。
图2 扫描随申码进行登记
在新的业务模式中，学校践行“统一门户”原则，师生只需要登录学校的数字门户即可了解学校官方信息和自己需要办理的事项。为此，信息办在数字门户中提供了图3所示的区块。
图3 毕业离校待办事项提醒
学生登录数字门户后，即可在页面左上角醒目的位置看到该提醒。若学生已经办理完所有手续，则该提醒将变为“您已完成所有离校手续”。
总结
数据驱动、免申即享的离校新模式，实现了“数据多跑路、师生多享受”的美好愿景。在这种模式下，离校业务无需等待名单，各审核环节在自己的业务系统中操作即可，责权界定更加清晰；新模式中关于数据共享的授权与确权的探索，也为后续业务优化提供了责权方面的经验。
业务部门在最初的实践中，略感不适应，但旋即感受到了信息化带来的便捷，并对新模式给予了理解和肯定。学生在新模式中少访问了一个系统，少操心了一件事，感受到了学校提前靠前、有温度的服务，在离校前对母校的情感又加深了一层。
作者：王玉平（上海海事大学信息化办公室）
责编：陈荣
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